電子發(fā)票是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它以無(wú)紙化、便捷性、低成本、高效率等優(yōu)勢(shì)受到了大多數(shù)企業(yè)的青睞。與此同時(shí)，因?yàn)槟壳半娮影l(fā)票存在監(jiān)管上的漏洞，打印次數(shù)不受限制。所以，也給企業(yè)財(cái)務(wù)人員帶來(lái)諸如重復(fù)報(bào)銷(xiāo)、虛假報(bào)銷(xiāo)等一系列問(wèn)題。這樣問(wèn)題會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)嗎？財(cái)務(wù)人員如何“見(jiàn)招拆招”？本文將帶您解決這些困擾。

一、電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)常見(jiàn)場(chǎng)景

1、場(chǎng)景一：重復(fù)報(bào)銷(xiāo)

某企業(yè)員工小張的電子發(fā)票已經(jīng)在幾個(gè)月前報(bào)銷(xiāo)過(guò)了，本月又打印了一次拿來(lái)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。小張之舉有可能是故意的，也可能是無(wú)意的。

2、場(chǎng)景二：重復(fù)報(bào)銷(xiāo)

某企業(yè)員工小劉發(fā)生費(fèi)用取得的電子發(fā)票已經(jīng)在幾個(gè)月前報(bào)銷(xiāo)過(guò)了，小劉又把電子發(fā)票的PDF文件發(fā)給同事小王，小王把電子發(fā)票打印出來(lái)拿來(lái)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。

3、場(chǎng)景三：虛假報(bào)銷(xiāo)

某企業(yè)員工小高發(fā)生費(fèi)用取得電子發(fā)票，通過(guò)采用PS等軟件處理工具，修改電子發(fā)票金額，再通過(guò)打印PS圖片進(jìn)行虛假報(bào)銷(xiāo)。

二、以上場(chǎng)景會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)嗎？

發(fā)票是指一切單位和個(gè)人在購(gòu)銷(xiāo)商品、提供或接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，所開(kāi)具或收取的業(yè)務(wù)憑證。發(fā)票是會(huì)計(jì)核算的原始依據(jù)，也是稅務(wù)機(jī)關(guān)重點(diǎn)關(guān)注的檢查對(duì)象。

電子發(fā)票是數(shù)據(jù)電文形式的無(wú)紙化發(fā)票，和紙質(zhì)發(fā)票具有同等的法律效力。如果企業(yè)存在大量電子發(fā)票重復(fù)或虛假報(bào)銷(xiāo)的情況，從企業(yè)內(nèi)控角度來(lái)看，就是舞弊，侵害了公司的直接利益；從稅收管理角度來(lái)看，就會(huì)虛增成本費(fèi)用，少交企業(yè)所得稅，侵害了國(guó)家的稅收利益。

三、財(cái)務(wù)人員如何“見(jiàn)招拆招”？

財(cái)務(wù)人員如何防范和杜絕電子發(fā)票重復(fù)或虛假報(bào)銷(xiāo)的情況呢？可以從以下幾方面入手。

（一）需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理力度

財(cái)務(wù)部需制訂完善的《電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)管理制度》，比如規(guī)定電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)時(shí)限；經(jīng)辦人自行查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)尾⒋蛴〗貓D；經(jīng)辦人承諾、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)真實(shí)性；財(cái)務(wù)部定期抽查、嚴(yán)懲故意重復(fù)或虛假報(bào)銷(xiāo)員工及相關(guān)責(zé)任人等方式來(lái)加強(qiáng)內(nèi)控力度。

（二）運(yùn)用一些輔助手段防范

1、財(cái)務(wù)人員可以利用EXCEL表格建立《電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬》。

適合于規(guī)模較小、業(yè)務(wù)量較少的小企業(yè)。電子發(fā)票臺(tái)賬的內(nèi)容包括但不限于“發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、發(fā)票金額、憑證號(hào)、報(bào)銷(xiāo)人、報(bào)銷(xiāo)日期、報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容、發(fā)票真?zhèn)巍�。通過(guò)設(shè)置“禁止輸入重復(fù)項(xiàng)”和在國(guó)稅局網(wǎng)站查詢(xún)電子發(fā)票真?zhèn)�，�?lái)避免發(fā)票重復(fù)和虛假報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題。

2、利用現(xiàn)在比較流行的手機(jī)APP “小程序”工具。

比如像微信、百度、支付寶等APP中的小程序都可以查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)魏筒橹�。小程序最大的好處就是不需要安裝，操作簡(jiǎn)單，直接用微信調(diào)用手機(jī)攝像頭掃碼，非常方便。

3、購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的發(fā)票管理平臺(tái)，再配上若干掃碼槍

適合于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)量較多的中型企業(yè)。通過(guò)購(gòu)買(mǎi)第三方發(fā)票管理平臺(tái)，可以對(duì)企業(yè)的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票進(jìn)行集中管理。

發(fā)票管理平臺(tái)包括發(fā)票信息采集、影像檔案管理、發(fā)票認(rèn)證、發(fā)票監(jiān)控、進(jìn)項(xiàng)數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商管理、發(fā)票快遞查詢(xún)、結(jié)算協(xié)同管理等功能。掃碼槍可以直接掃描電子發(fā)票上的二維碼自動(dòng)查重。

4、建立財(cái)務(wù)共享中心或費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)

適合于大型國(guó)企、上市公司，業(yè)務(wù)遍布全國(guó)或海外市場(chǎng)。因?yàn)檫@些高度集成軟件都是專(zhuān)業(yè)定制，成本很高，操作較復(fù)雜。大企業(yè)本身資金實(shí)力雄厚，各方面管理都比較嚴(yán)格，也愿意在這方面投資。

經(jīng)辦人每次報(bào)銷(xiāo)電子發(fā)票時(shí)，需要自行在共享系統(tǒng)提單，財(cái)務(wù)人員通過(guò)影像系統(tǒng)掃描紙質(zhì)發(fā)票或輸入電子發(fā)票信息，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同一稅號(hào)下的查重，直接解決了財(cái)務(wù)發(fā)票前端的工作，大大提高了工作效率。

綜上所述，針對(duì)電子發(fā)票存在的重復(fù)或虛假報(bào)銷(xiāo)情況，企業(yè)應(yīng)該在加強(qiáng)內(nèi)控管理的同時(shí)，根據(jù)自身實(shí)際規(guī)模及業(yè)務(wù)情況來(lái)制訂相應(yīng)的防范措施。一旦發(fā)現(xiàn)員工這些惡意行為，用制度說(shuō)話(huà)，嚴(yán)懲不貸。